Den første udlevering af dokumenter skete i april 2008. Den anden udlevering af dokumenter skete primo juli 2008.
I begge tilfælde blev enkelte dokumenter undtaget fra aktindsigt i sin helhed og i nogle af de udlevere dokumenter er der tillige undtaget enkelte oplysninger fra aktindsigt. Derfor kan der i den fortløbende sidenummerering være manglende sider eller manglende tekst.
Et dokument kan være undtaget fra aktindsigt, fordi det indeholder fortrolige oplysninger, der ikke må/kan videregives. Reglerne om offentlighedens muligheder og begrænsningerne for aktindsigt fremgår af offentlighedslovens kap 2 og 3, som i en lettere redigeret version har følgende indhold:
- Kapitel 2: Retten til aktindsigt
§ 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i § 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v.
Stk. 2. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i § 7-11 og § 14, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke i det omfang de hensyn, der er nævnt i § 13, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod.
Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.
- § 5. Retten til aktindsigt omfatter
1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og
2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.
Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter ikke registre eller andre systematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling, dog bortset fra fortegnelser som nævnt i stk. 1, nr. 2.
Stk. 3. Vedkommende minister kan fastsætte regler om offentlighedens adgang til at blive gjort bekendt med fortegnelser som nævnt i stk. 2, der ikke er omfattet af lov om behandling af personoplysninger. Der kan herunder fastsættes regler om betaling.
- Kapitel 3: Undtagelser fra retten til aktindsigt
§ 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses
1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug,
2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og
3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes.
- § 8. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i § 7 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når
1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter bestemmelsen i § 6,
3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller
4) dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper.
- § 10. Retten til aktindsigt omfatter ikke:
1) Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder.
2) Brevveksling mellem ministerier om lovgivning, herunder bevillingslove.
3) Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
4) Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.
5) Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser.
- § 11. Oplysninger i dokumenter, der er omfattet af § 7 og § 10, nr. 1-4, om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, skal uanset disse bestemmelser meddeles i overensstemmelse med lovens almindelige regler.
Stk. 2. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at pligten efter stk. 1 ikke skal gælde nærmere angivne grupper af sager om udøvelse af faktisk forvaltningsvirksomhed.
- § 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om
1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold,
2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes.
Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold.
- § 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til
1) statens sikkerhed eller rigets forsvar,
2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkeli-ge institutioner,
3) forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,
4) gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,
5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller
6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold.
Herudover har Fredericia Kommune været meget opmærksom på om der alligevel, uanset om et dokument eller en oplysning kan undtages fra aktindsigt, har været mulighed for, ud fra et såkaldt meroffentlighedsprincip, at udlevere dokumenter.
De dokumenter som Fredericia Kommune har undtaget fra aktindsigt er eksempelvis interne dokumenter eller dokumenter, der ville røbe økonomiske eller personlige oplysninger om en tredjemand (privatperson eller virksomhed) samt dokumenter, der vil forøge terrorrisikoen på Shell–terminalen.
Omkring den 1. august 2008 vil der blive lagt en dokumentoversigt med link til det enkelte dokument ud på Fredericia Kommunes hjemmeside. En sådan dokumentoversigt vil være et godt værktøj til søgning af dokumenter.
Der kan søges i de nuværende dokumenter, ved at åbne dokumentet og via højreklik vælge søgefaciliteten,
Fredericia Kommune
Byråds- og direktionssekretariatet den 11. juli 2008.